Please enable JS

Functieomschrijving Manager Bedrijfsvoering

Bedrijf:

 

 

 

Woningstichting de Zaligheden

Afdeling:

Bedrijfsvoering

Naam van de functie: 

Manager Bedrijfsvoering

Datum: 1 juli 2017

Status: Concept

Code: WSZ - 001







 

 

Doel van de afdeling

De afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het vertalen van de strategie, doelstellingen en het beleid van de onderneming naar het uitvoeren van alle backoffice activiteiten. De Backoffice activiteiten bestaan uit de vakgebieden Financieel economisch, Huurincasso, Planning & Control, Rapportage & verantwoording, Administratie, ICT, Vastgoedbeheer en facilitaire zaken.

Doel van de functie

Verantwoordelijk voor de vertaling van de strategie, doelstellingen en het beleid van de onderneming naar de voor de afdeling Bedrijfsvoering specifieke aspecten en leidinggeven aan de medewerkers van de afdeling. Hierbij is de manager een financieel expert en sparringpartner voor de organisatie.

Positie van de functie in de organisatie

Werkt onder leiding van de Directeur-bestuurder.

Resultaatgebieden

Verantwoordelijkheden

Bevoegdheden

Leidinggeven

·    Geeft leiding aan de afdeling Bedrijfsvoering.

·    Houdt inzet-, functionerings- en beoordelingsgesprekken met medewerkers van de afdeling.

·    Motiveert hen, is betrokken bij werving en selectie, beslist over aanname, ontslag en over de te volgen opleidingen.

·    Organiseert en leidt het periodieke afdelingsoverleg.

·    Draagt zorg voor de periodieke voortgangsrapportages van de afdeling binnen het managementteam.

·    Draagt zorg voor de ontwikkeling en bewaking van procedures en processen.

·    Stelt budget op ten behoeve van afdeling, neemt de beslissingen binnen het vastgestelde budget en bewaakt deze.

·    Tekent wekelijks betaalopdrachten conform procuratiebeleid

· Stimuleert op een actieve manier ondernemerschap.

·  Daagt mensen energiek en bezield uit rondom doelen en plannen. Stuurt op proces en resultaat

Leidinggeven

Zelf organiserend sturen

Budgetbewaking

Opdrachtverstrekking

Beleidsontwikkeling

·    Levert vanuit een integrale managementvisie een constructieve bijdrage aan het beleid binnen de Zaligheden.

·    Draagt mede zorg voor de inbedding van het geformuleerde beleid.

·    Levert vanuit de eigen afdeling bijdrage aan de totstandkoming van strategisch beleid en bedrijfsbegroting / jaarrekening.

·    Levert bijdrage aan de totstandkoming van de beleidsplannen van andere afdelingen.

·  Is lid van het managementteam ten behoeve van respectievelijk informatie-uitwisseling, beleidsvoorbereiding en vaststellen van beleid.

·  Stuurt projectleiders aan ten behoeve van implementatie van het ondernemingsplan.

·    Verantwoordelijk voor corporate bedrijfsbeleid, Ondernemingsplan, Strategie en financieel beleid, treasury.

Gevraagd en ongevraagd adviseren

Budget aanvragen en bewaken

Bedrijfsvoering

·    Draagt zorg voor de ontwikkeling van de interne dienstverlening op het gebied van backoffice activiteiten. Structureert mede nieuwe werkwijzen.

·    Beoordeelt beleidsvoorstellen van medewerkers en bespreekt deze waar nodig in het managementteam.

·    Beoordeelt mede de keuze van de belangrijkste partijen in het financiële proces.

·    Lost eventueel problemen op in het operationele proces en bij escalaties.

·   Legt (eerste) contacten met banken, WSW  e.d. voor nieuwe initiatieven.

· Algemene en juridische (beleid)ondersteuning, facilitaire zaken,  documentenregistratie en –archivering

· ICT; onderhoud, instandhouden, beheer en ontwikkeling van hard- en software

 

 

 

Opstellen, organiseren en uitvoeren afdelingsbeleid

Opdrachtverstrekking

Relatiebeheer

Financieel economisch

  • Dagelijkse verwerking;
  • inkomende en uitgaande facturen, dagafschriften, betaalproces, grootboekadministratie, huuradministratie, salarisadministratie, administratie ten behoeve van derden
  •    Rapportage en verantwoording; in- en externe verslaglegging, managementinformatie (begroting, jaarrekening, periodieke rapportage), projectadministratie, financiële continuïteit, applicatiebeheer
  •  Control; risico- en procesmanagement, planning en control

 

Gevraagd en ongevraagd adviseren

Visie vorming

Rapportage en Verantwoording

  

  

 

 

 

 

 

  

 

Planning & control

  • Beoordeelt beleidsvoorstellen van medewerkers en bespreekt deze waar nodig in het managementteam.
  • Is verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening ten behoeve van het goed functioneren van de organisatie.
  • Draagt zorg voor het tijdig beschikbaar zijn en voert uit: de begroting, de jaarrekening en periodieke rapportages.
  • Draagt zorg voor de overige financiële informatie die er toe bijdraagt om als organisatie "in-control" te blijven.

 

Draagt zorg voor planningen met betrekking tot de door de organisatie op te leveren informatie.

     Draagt zorg voor een zodanige administratieve organisatie van de uit te voeren werkzaamheden dat er op werking controleerbare procedures zijn voor Controller en Accountant.

     Is verantwoordelijk voor de interne controle van procedures binnen de organisatie

     Is verantwoordelijk voor de inbedding en uitvoering van risico- en procesmanagement organisatie breed.

 

Opstellen, organiseren en uitvoeren afdelingsbeleid

Opdrachtverstrekking

Gevraagd en ongevraagd adviseren

Visie vorming

 

 

 

  

Gevraagd en ongevraagd adviseren

Visie vorming

Beschrijving per gezichtspunt

Heterogeniteit

Aard van de heterogeniteit

Managementfunctie met beleidsmatige, bedrijfseconomische, administratieve en leidinggevende aspecten. Levert een inhoudelijke bijdrage aan het integraal management als lid van het managementteam. Begeleidt bedrijfsbrede veranderings- en verbeteringstrajecten ten behoeve van de afdelingsgerelateerde gebieden.

Omschakelfrequentie

  • Schakelt zeer regelmatig om tussen verschillende werkzaamheden als gevolg van interne en externe afspraken, overleg en telefoon.
  • Accuratesse is zeer regelmatig vereist bij administratieve werkzaamheden zoals het opstellen van rapportages en toetsen van de opgestelde plannen aan het beleid.
  • Tijddwang komt regelmatig voor als gevolg van acute problemen en door gestelde deadlines.

Kennis

Vooropleiding

Afgeronde HBO+ opleiding (HEAO/SPD/Post HBO)/ universiteit (Bedrijfseconomie).

Aanvullende studie

Kennis van branchespecifieke bedrijfsprocessen en kennis van organisatie en management is vereist.

Dient op de hoogte te blijven van actualiteiten

Ontwikkelt zich door opleiding en persoonlijke ontwikkeling

Zelfstandigheid

Aard van de zelfstandigheid

  • Tijdsindeling: De tijdsindeling wordt deels bepaald door vaste rapportage- en overlegmomenten (Management Team) en de urgentie van zich aandienende zaken (vragen van medewerkers). De functionaris stelt daarbinnen zelf de prioriteiten vast.
  • Vormgeving / Aanpak: Het ondernemingsplan, begroting en organisatorische verantwoording zijn de kaders waarbinnen de werkaanpak is vormgegeven. Daarbinnen wordt geheel vrij invulling gegeven aan het werk. Voor het oplossen van problemen is een hoge mate van initiatief, gevoel voor bedrijfsbelang, organisatievermogen en inzicht vereist.
  • Toezicht: Indirect t


Terug naar vacature